こんにちは。名古屋池下の公認会計士・税理士の澤田です。
法定調書や償却資産税等で謎に忙しい1月が終わりました。
そうはいっても通常業務は通常通り流れているわけで、このあたりをどうにかしないといけないなぁと思う次第です。
さて、そんなドタバタの中、改めて気がつくことがありました。
今日はそんなお話です。
情報整理＝重要
情報整理は本当に重要だなと。
なぜかといえば、会計業務、もっと言ってしまえば、会計ソフトへ数字を入力して、決算書を作成する業務は、日々の数字の積み重ねな訳です。
毎日、少しずつ発生する日々の業務を、1つ1つ仕訳にしていく。これの積み重ねです。
日々の積み重ね、日々の取引の積み重ねが、毎月の試算表や決算書として表現されているわけです。
そうなると、しかるべき場所に、しかるべきファイルが保存されているという状態である必要があります。
つまり、情報整理＝非常に重要。ということです。
整理整頓ができていない場合
これがわかっていない方が多い。(いや、わかっていてもできないといった方が正しいか)。
日々の積み重ねの表現方法が、会計ソフトへの入力やエクセルへの入力だとします。それができないということは、数字のありかがわからないということになります。
数字のありかがわからない、というのは簡単に言ってしまえば、
数字のありかがわからない＝資料が整理されていない
このような算式が成り立つ気がします。
PDFやエクセルファイルなどの整理整頓が全然できないので、当然会計ソフトへの入力も遅くなる。なぜなら資料の整理ができていないので、入力までに至らないためです。
その結果、数字を把握するのが遅くなります。当然、遅いから月次の試算表が何の意味もないものになってしまっている。
試算表の数字も把握できないし、あるべき資料のあるべき数字というものも把握できない。どこに正しいファイルがあって、どこのファイルがドラフト中なの？？という悲惨な状況に陥ってしまいます。
整理整頓は、しっかりやる、簡潔にやる、正確にやるための基本の㋖
整理整頓をしないと、どの業務も、しっかりやることはできないし、簡潔にやることもできないし、正確にやることもできません。
整理整頓がしてあれば、しっかりやる、簡潔にやる、正確にやることができる、土俵に立つことが可能になります。
整理整頓をした→100%簡潔にやる、正確にやることができるようになるかは別問題ではありますが、整理整頓ができていないと、まず無理だと思います。
最近は、クラウド会計ソフトを使って、経理業務を簡潔に！バックオフィスの時間を半分に！みたいな話が出てきていますが、クラウド会計を使う【前】段階での情報整理が非常に重要です。
【前】段階で情報が整理されていれば、会計ソフトへ入力する時間に多くの時間は必要ないはずですからね。
まとめ
Google drive使ってるから情報整理する必要ない！検索すればOK、と言われることがあるのですが、そうではありません。検索に引っかかるようにファイル名を付ける必要がありますし。
やっぱり、月次決算、年次決算の閉まるスピードが早い会社は情報整理が上手にされています。
クラウド会計！バックオフィスのコスト削減！等と声高にする前に、まずはフォルダの階層やファイル名のルールを決め、それに沿った運用をしてみてはいかがでしょうか。
無駄な時間、無駄な思考が劇的に減ると思います。
そんなことを1月の業務を通して感じたのでした。
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