こんにちは。名古屋池下の公認会計士・税理士の澤田です。
今回のタイトルは、「後から直すのは大変」です。
これはバックオフィス業務の話です。
個人・法人いずれの場合も1年間のお金の出入を決算書で表現する必要があります。この時、1年分の請求書・領収書をまとめて入力するのと、1月ごとに適宜入力するパターンのどちらが労力が少ないでしょうか。個人的には毎月整理・入力する方が労力は少ないと感じます。
理由は簡単で、最近のことは、記憶・書類が近くにある可能性が高いからです。
12月決算が1月の情報を整理しようとすると、それは1年前の情報を整理することと同義です。1年前の情報覚えていますか？メモがあったとしても記憶が曖昧でしょう。あとから情報の整理をすることは大変なのです。
これはバックオフィス業務全般にも言えます。
近年はクラウド会計としてfreeeやマネーフォワードを活用すれば、自分で記帳ができると思い込んでいる方が相当数いらっしゃいます。当然、しっかりと簿記の原理原則に沿いつつ、税法的な観点からも正しくアプローチがなされている場合もありますが多くの場合はそうではありません。
なんというか、専門家でもないのでできなくて当然です。ただ、微妙にできている・だいたいあっているが何だかおかしい状態を正しい状態にするには多くの労力を要します。先ほども例に出したクラウド会計では一度登録した仕訳を記憶し、次に似たような仕訳が出た際にはサジェストしてくれる機能があります。この機能、使いこなせれば非常に便利なのです。便利な反面、間違った仕訳を登録するとそれに気が付くまで永遠と間違った仕訳がサジェストされてしまうのです。一括修正仕訳で修正することも可能ですが、修正するのはまぁ大変です。
その他にも、会計ソフト等は初期設定が重要なことが多いです。初期設定を間違えると後から修正ができないことも多々あります。あとから修正できないとなると、どうしたらいいかといえば最初からやり直しです。すぐにリカバリーできれば問題ないですが、ほとんどのケースですぐにはリカバリーできません、初期設定が間違っている場合、その後のプロセスも正しく設定されていない・登録されていないというケースが往々にあります。
先日、とあるExit経験のある起業家さんが、今から起業するのであれば「バックオフィス担当をまず雇用したい」とおっしゃっていました。設立した会社にもバックオフィス業務は存在します。バックオフィス担当が不在=代表がバックオフィス業務を行う必要があるわけです。代表は売上を立てることに注力するべきで、バックオフィス業務は任せることができるのであれば任せた方がいいということです。代表がバックオフィス業務をやることになるとどうしても後回しになりがちです。後回しになると、先述した通り、期限ぎりぎりになり1年前のことを思い出す→思い出せない→ナゾの残高が生じるということが発生します。1年前のことを思い出せない→来年(2年後)に思い出せるわけがない→(以下無限ループ)となり不明残だが生じることとなります。
個人的な感想ですが、バックオフィスが整っている会社ほど会社の業績は好調です。どうしても後回しになりがちな業務にまで目が届くことが大きな理由だと思います。情報の整理をしなければ分析することは到底不可能です。情報の整理ができること、これが会社経営をスムーズにすることの第一歩だと考えます。
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